POS機

POS機神助攻!經營煩惱少大半

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我是主持人Alice,歡迎來到《電商百問》,讓你四方來寶、八方進財、金銀財寶滾滾來!

今天這一集,我會告訴你使用POS機,實際可以解決什麼問題!

POS機是什麼

先來複習一下,到底什麼是POS機?

POS機全名「Point of Sale」,中文的意思是「時點情報系統」,是指透過自動讀取設備(例如:收銀機)在銷售商品時自動讀取商品銷售的訊息,包含商品名、商品單價、銷售數量、銷售時間、購買顧客等等的資料。簡單來說,可以理解為「紀錄銷售商品的資訊系統」。

聽起來好像很陌生?其實,各位電商老闆絕對在日常生活中看過POS機。舉例來說,你今天中午去買麥當勞,店員操作的電腦就是POS機;又或者,走進便利商店,店員操作的結帳機台,也是POS機。

許多電商老闆對POS機的想像很狹隘,都只停留在庫存管理和收銀問題。但是POS機實際上可以幫助你做更多!

在實際開店的時候,一定會面臨「庫存數量對不起來、帳款怎麼算都差一塊、結帳流程不順利」的問題,再更深一點的經營策略(比如說,不知道你家的熱門商品是什麼?)的問題也很常見。不用懷疑,這些都可以利用POS來解決!

怎麼解決,我講給你聽!

一、庫存問題

庫存管理一向讓人既愛且恨。

讓員工進行人工盤點很容易出錯,一旦出錯就會影響到商品的實際庫存。每次客人問說「欸這個有沒有現貨?」,每次都憑紙本紀錄或店員腦袋,是一件很不靠譜的事情。

而且,各位老闆都知道,都市生活非常不容易,地狹人稠,到底你經營一間小小的店舖要不要備貨?備太多,怕被倉庫租金和倉儲成本壓死,備太少,當訂單都如雪片般飄來時,商品卻不夠出貨。尷尬,真的太尷尬了。

剛才提到的問題,POS系統輕輕鬆鬆幫你解決!

POS系統提供的「即時庫存管理」的服務,讓你的庫存保持精準。你可以隨時查看並且統整你的庫存資訊,隨時想查,一查就明瞭。

當然,假設你買了POS系統,也請你要做到下面兩點,才有辦法精準管控。

  1. 進、退貨的時後,一定要即時進行,清點進貨單與商品,清點完後請輸入POS系統裡面。
  2. 落實定期盤點,定期的時間不要拉太長,一週是極限。

上面兩項基本功做好,才能提升庫存管理的效率。

另外,POS系統有「安全庫存水位」的提醒,當你的商品庫存低於水位量,就會提醒你要去補貨啦!這個功能可以讓你穩定出貨不斷貨。善用POS系統,改善鎖死在倉庫的錢,讓死錢轉變成你的週轉現金。

補充分享一下,如何和POS系統合作,減少滯銷品佔據倉庫的小訣竅!

POS系統管理法1.先進先出FIFO (First In First Out)

假設你這周進了一批A商品,100件,成本一件2元。下周又進一批A商品,50件,成本因物價上漲一件變成3元。隔了一周後,有人買走你的A商品,50件,成本一件為2元(按照最新進入的第一批貨物去算)50件乘上成本2元,就等於總共成本100元。

**優點:**直覺且方便,不需要額外計算其他因素而導致的成本損失。 **缺點:**物價上漲或降低時,實際利潤估算容易有誤差。後進的商品利潤相較前一批來得低。

讓POS系統使用先進先出的庫存管理法應該是經營商店的基本法則,如果你是賣有時效性的商品就很推薦,例如紅極一時的TT面膜,又或是主打季節性商品的東西,都能夠避免後進商品損失利潤。

POS系統管理法2.後進先出LIFO(Last in First out)

與先進先出相反,後進的商品優先販售。 假設這周進了一批A商品,100件,成本5元。下周又進了同款的A商品,50件,成本6元。隔週賣出120件A商品,其中100件成本一個5元,剩餘20件成本則是6元,總成本則為620元。

**優點:**精準走在當時的物價上,不會被後進的商品成本降低利潤。 **缺點:**存貨購買量大於銷量,延生過多庫存難以銷售。

市場價格趨勢上升的商品,或沒有特定保存期限的商品,生活居家類、傢飾類都滿適合的。如果這樣還聽不太懂也沒關係,因為疫情而紅爆表的健身環知道嗎?許多通路商都是靠著這招去賺取商品的利潤,讓倉庫的錢帶動業績。

POS系統管理法3.ABC庫存分類管理法

將POS系統中的庫存按照資金分層,針對不同等級進行管控。

特別重要的A類商品:數量應佔5~10%,價值比60%~80%,占用大部分的年消耗金額,需要重點管理。 一般重要的B類商品:數量應佔15%~25%,價值比15%~25%,數量及性價比都相似,常規管理即可。 不太重要的C類商品:數量應佔60%~80%,價值比60%~80%,占用大量的庫存成本,但只需要一般管理方式即可。

優點:掌握商品需求與成本的關係,避免進過多高單價的商品,讓金錢流動。 **缺點:**容易忽略B、C類商品,兩類商品在庫存中缺乏。

二、帳務問題

你的商品銷售金額與實際售出的金額不對稱?

每次不論使用現金、信用卡、折價卷金額都不相符?

導致客人每次都氣沖沖拿著發票跟你抗議又或是會計在每月結帳日時焦頭爛額還是找不出那些奇怪的費用?

而每天折讓金總是有誤差,難道你真的很衰,店裡總是有一堆要退貨跟品質不良的商品?

各位老闆從此之後可以不用再懷疑人生,交給科技,真的可以解決你一半以上的困擾。

請不要再用紙本記帳了!!!

三、結帳流程問題

平均每四個把產品放到購物車的消費者,只有一個會撐到最後付款並結帳嗎?

全球平均購物車放棄率高達70%左右,沒填寫完資料的消費者更多,不只是網路商店會這樣,連實體門市都有可能發生,下班時間到全聯結帳你就懂,排隊人潮多到爆炸,想買罐牛奶都要排半小時以上,直接想放棄。

那為什麼會導致消費者棄單、放棄結帳?

根據統計數據調查發現,除了隨意瀏覽這項原因外,有以下幾項購物結帳放棄的原因:

  1. 結帳流程太冗長
  2. 註冊帳號/辦會員過程太麻煩
  3. 付費方式選擇不足
  4. 需要填寫的資料太多頁

CYBERBIZ的POS系統有個強大的優點,**只要10秒就讓消費者成為你的新會員!**請他們提供手機號碼,店員只要將號碼輸入進POS系統後,就能快速成為會員,而還能立即傳簡訊請消費者填寫其他會員資料。這樣一來至少就會有這兩大好處,分別是「快速結帳的良好體驗」、「會員資料的正確」

另外,你也可以利用POS系統的「即時存取」以及「發送簡訊測試」,就可以讓消費者在店員眼前確認完所填寫的資訊是否正確。另外,各位老闆也可以幫這些消費者依照特定標籤,進行分層管理。常見的POS系統頂多可以把會員分三個層次。而我們CYBERBIZ的系統,超越三層的限制,能按照你的需求來區分會員,甚至可以直接讓你幫會員貼標籤,讓你隨心所欲的尋找特定標籤的會員。

這個好處在哪裡?

之前就有個客戶,他們家有個老闆的貴客,偶爾會打電話來訂東西,但又很不喜歡報自己的資訊,通常電話只會說「欸欸欸,我要那個啦!那個!就是上次買的那個!」然後你家的店員如果習慣了就會立刻了解,但今天很不幸的是新進員工接到電話,又不知道怎麼找,店裡又沒資深店員在,支支吾吾也說不出半句話,直接惹貴客生氣半年不來消費,你說倒不倒楣?如果那時候他有一套好用的POS系統,幫他快速搜尋標籤:愛打電話訂那個的客人,就能避免這類的尷尬情況**。**

四、經營策略問題

隨時檢視自家熱門商品銷售、各時段的銷售額、營業狀況以及毛利率,是各位老闆的責任與功課。

你可以透過POS系統產製即時的銷售報表,隨時掌握庫存狀況。移除那些不賺錢、佔據在倉庫裡的商品,上架賣得好、也更適合放在店鋪中的商品。

傳統的店家就是不懂得節省庫存成本,只會覺得這些東西好像很好賣,卻沒有依靠實際的數據以及每年的銷售狀況來檢視,所以經常會發生,「欸別人家賣得好像不錯我也來進一些,結果賣不出去的窘境」,導致浪費了一批貨。透過POS系統,可以讓你做出客觀又正確的決策。

而且,POS系統也可以幫你把曾經舉辦過的行銷活動的相關數據,通通記錄起來,讓你在日後結束活動時能檢視活動數據,是否成功,對下一次進行活動時有更好的數據能夠優化。

此外,POS系統也能提供各位老版詳細的「會員訂單」資料,包含:每次消費的資訊、各種類型會員會購買的商品,詳詳細細、可可愛愛的圖表資訊,可以幫助你更能精準行銷。

當你懂得利用POS系統,做到有效掌握會員消費動向和喜好,你就能鞏固超過10倍以上的會員喜愛度,對於顧客關係管裡是非常有依據的一步方向!

小結

來,小結一下。

現在的POS系統,並不是只有過去那種簡單紀錄消費的功能而已,他可以幫助各位老闆有效的進行會員經營、節省營運成本,是一個非常實用的工具。不用POS機也可以做生意,但是只有當我們使用了更有效率的工具,讓自己跳脫瞎忙困境,你才有機會思索未來跟打破現有僵局。

剛好我們CYBERBIZ也有很厲害的Pos系統,如果你有興趣,歡迎與我們的開店顧問聯絡。記得說你是聽podcast來的,會有神秘的報價優惠歐!另外也請把這一集分享給你的3個創業夥伴或朋友,救人一命,肯定會有好事發生~

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