倉庫管理的最佳出貨模式?快速帶你走完一次流程

倉庫管理的最佳出貨模式?快速帶你走完一次流程

  • Post published:2021 年 3 月 11 日
  • Post Category:倉儲物流
  • Post last modified:2021 年 3 月 12 日

你還在煩惱商品很多,遇到電商檔期強勢登場的時候,像是38女王節、母親節、雙11,當訂單一次比一次還要多的時候,出貨跟包貨忙得手忙腳亂,這時候你需要的就是有人幫你管好出貨進度,幫你盯著出貨狀況。

 

倉庫管理管什麼?

好不容易找到倉庫的你,對你來說真正的挑戰才要開始,倉庫會幫你管什麼,他的服務有哪些?別擔心,我在這依依替你解答! 

說到倉庫管理出貨,我們先把倉庫管理跟出貨分開來談,說說倉庫管理、出貨分別是什麼,以管理來說,就像我們之前提到的,倉庫管理其實都是圍繞在兩個基準—低成本控管、高效率運作跟導入ERP系統。

1.低成本控管

2.高效率運作

3.ERP系統導入 

我們在之前的一篇有詳細介紹倉庫管理,倉庫管理是物流的一環,要有好的物流系統,倉庫勢必要做好規畫,從商品進貨那一刻起,就可以算是倉庫管理的開始。

 

 

倉庫管理01:低成本控管

低成本是大家都在追求的,其實這也牽扯到倉庫商品的資料夠不夠透明,你知道女仕尖頭白靴快要賣完,你如果不知道這個品項快要賣完,庫存的資訊沒有即時更新。如果碰上了下一位客人要購買,明明商品資訊一開始顯示的就是現貨,卻因為搞錯了庫存數量,導致事後得詢問客人可不可以等貨,如果客人表示不想等,你不只少賺一個品項,也導致服務態度跟整體觀感不好。

也許只是一兩個客戶遇到相似的狀況,但是現在網路聲量很常受到留言、負評影響,如果這一兩個遇到的客戶剛好是影響力十足的微網紅,當她公開提出你們家的服務錯誤百出的時候,這個後果不堪設想…

運用一些雲端工具、軟體可以降低錯誤,像是WMS系統,也就是倉儲管理系統,手工改Excel表格其實容易出錯,尤其是遇到大檔期的節日,訂單暴增,忙得你措手不及,也提高掉單、寄錯、缺貨等狀況發生的機率。 

其實錯誤發生也會導致成本提高,你必須額外花時間去處理問題,光是處理退貨就已經夠麻煩,還得請客服去解決客訴問題,所以何不一開始就把這些做好呢?

庫存不足即時調倉

 

倉庫管理02:高效率運作

進貨到出貨,其實有一個常被拿出來講的通則—先進先出跟後進先出原則,像我有一個客戶她是賣寢具、小型家具的,對她來說,除了迫切需要倉儲空間之外,她們家的暢銷商品—兒童枕頭床包組,也是常常賣到缺貨, 而對她來說,這項商品是常備款,永遠不應該缺貨的商品。

高效率運作也意味著每個環節都有標準的SOP運作模式,以Cyberbiz旗下的峰潮物流來說,我們會在每天的中午12點截單,從收到您的訂單開始,依照貨單上的條碼找出商品,包裝加工的過程也不能馬虎,用包裝完整防護、貼上明細等等,一直到出貨前一刻,也要再次核對沒有放錯,配合不同的物流配送,完成最後一哩路。

提高生產效率背後的原因就是符合顧客想快點收到商品的急迫性,對他們來說,快速到貨會是一個很吸引人的地方,否則通路商PChome怎麼會主打24小時到貨呢?

軟硬整合

 

倉庫管理03:ERP系統導入

ERP系統(Enterprise Resource Planning企業資源規劃系統)常有很多企業運用這個資源,整合財務會計、訂單管理、人力資源、製造、銷貨庫存與客服等等。

進出貨的狀況、訂單即時更新庫存資訊跟整合線上與線下的服務,讓你可以更清楚掌握所有資訊,知道哪些商品空了該補貨,知道哪些哪些商品滯銷不要再進。像我有一個客戶,她以前都是請人幫忙整理表單,包刮客戶資料、銷售明細、存放位置、庫存量等資訊,之前有一次,就是登記的人把數字搞混了,本來男版黑滑板鞋庫存只剩下2雙,但是卻寫成還有20雙,而且價格不再次檢查,失誤發生機率還是很高的。 想要管好你的店家嗎?也許你會想要知道,如何經營電商才會成功?

 

峰潮物流

出貨流程做什麼?

攤開訂單明細,你會看到一些密密麻麻的數字,還有商品品項名稱,當倉儲公司收到你的訂單,一連串的撿貨、包貨加工、出貨等作業也都正在待命中。每家的流程大同小異,要做出區別,那就得比較客製化服務、貨故賠償服務、跟貨物送達準確率。

揀貨出貨作業

 

 

出貨流程01.訂單匯入

線上系統匯入訂單,讓倉儲物流方知道今天要抓什麼商品,通常會有條碼配置,像是每一個商品的身分證,例如:我今天的訂單長這樣,黑色雪坊襯衫M號1件、卡其色包臀洋裝M號1件、黃色糖果泡泡襪2雙….等,他們會有屬於自己的貨號,讓撿貨人員得以找起。

 

出貨流程02.訂單明細

訂單明細上面會包含訂購顧客的資料(姓名、電話、地址、店到店商家名稱)、商品貨號、總金額等,這些資料最後雖然會包在貨裡面,送到客人手中,但是在這個環環相扣的過程中,他們都是很重要的資訊,而不是上面幾串無意義的數字。

 

出貨流程03.撿貨作業

撿貨作業說來複雜,對於有一定規模的倉儲物流公司的撿貨員來說,他們可以搭配機器操作,穿梭在倉庫各區之間,但是對小規模的倉儲物流公司的撿貨員而言,要付出的勞力相比之下,比較高,而且看一下在人力銀行的應徵內容,其實不乏很多都需要細心這項特質,為什麼呢?

 

假設你今天本來要送的貨物是紅色貝雷帽,但一個不小心搞錯了,拿成黃色貝雷帽,也許在其他核管人員的監督下可以在出貨之前發現,但是這也可能會造成一些延遲,如果很不幸地,沒有被發現,因此送錯了,這樣可就麻煩大!因為客人收到多少都會不滿,要怎麼寄回去換貨也很麻煩,再加上你必須得自行吸收運費,對你來說,浪費時間也提高成本。

 

管理出貨的作業流程

每一位購買體驗很好的客戶,都是你潛在的大客戶,怎麼說?假設今天同樣在同一家連鎖藥妝店消費,你家附近的店員服務品質,可能就不像你公司附近的店員一樣服務態度佳,在體驗過不同服務之後,自然會對這家店留下好印象,下次有同樣需求的時候,就會再次想到他,雖然不是離家近,但是因為離自己平常生活範圍也有重疊,所以會因為這家的服務態度跟自己的需求比較符合所以再次回訪。

同樣的是,倉庫管理出貨的形式都相同,怎麼脫穎而出,講求快、狠、準的同時才能吸引回購,像我有一個客戶就跟我分享,他說他曾經被一則客人的回饋感動,他說同樣都是賣包包、皮件,那位客人很喜歡他們的售後服務,因為除了出貨快速之外,回應客人疑問也是快速,在這組織話,每一個流程都有相對應的SOP,才會相互配合之下可以有更高效率的產能。

 

我們花了很長的篇幅談到倉庫管理跟出貨,最終,你還是要回歸一個根本—你的客人最在意的是什麼?而你可以透過低成本控管、高效率運作跟導入ERP系統做什麼樣的調整?減少錯誤的發生和良好的售後服務也可以深得客戶歡心,您在考慮的同時,或許也可以參考峰潮物流的其他服務,在比較的同時可以比出心得,沒有好或不好的選擇,只有適合跟不適合您的選擇。