【電商百問34】POS系統推薦怎麼挑?五大功能比較,告訴你該挑傳統POS還是雲端POS系統

(2024最新)【電商百問34】零售POS系統推薦!6大功能比較,告訴你該挑傳統POS還是雲端POS系統

電商百問第34集,推薦你POS系統該用雲端POS還是傳統POS,讓你日進斗金、賺錢如有神助。經常會有人問,傳統POS結帳機與雲端POS系統到底該怎麼選,雲端POS看起來功能比較強,但是很多店家都還是用傳統POS系統呀,如果傳統POS系統不好用,為何這些店家都不願意換掉?看完本篇POS系統推薦文章,你會有答案。

零售POS系統挑選6大重點

傳統POS系統是指在消費場景中,店員通常會使用一台計算機來計算消費金額,然後手動輸入到系統中,最後印出發票的結帳方式。這種方式通常在一些學校門口的文具店等地方比較常見。這些店鋪通常不太會舉辦行銷活動,若有的話,可能只是直接在商品上貼上特價標籤,顧客在結帳時會直接參考價格並輸入到POS機中,然後印出發票。

相比之下,雲端POS系統的概念更為簡單明了。這種系統將所有的運算和資料都放在雲端,只要使用者的設備能夠連接到互聯網,比如電腦或平板,就可以作為POS機來使用。這就好比以前人們需要在電腦上安裝Office套件才能使用WordExcel等軟體,而現在許多人已經直接轉向使用Google文件試算表來完成文書工作,且無需擔心資料丟失的問題。

另外,由於雲端POS系統的資料直接上傳至互聯網,如果商家選擇了具有POS機開發功能的架站平台,還可以將POS系統與自己的品牌官網相連接,這樣消費者就可以在線上和線下獲得一致的購物體驗,有助於建立忠誠度。在選擇雲端POS還是傳統POS時,建議考慮以下6點:

  1. 機器需要佔多少空間
  2. 資料保存是否容易
  3. 功能擴展是否方便
  4. 系統介面是否好學習
  5. 廠商的售後服務
  6. 是否有多元的行銷功能

POS系統推薦比較1:機器需要佔多少空間

傳統POS系統體積通常較大,占空間

傳統的POS機因為系統都灌在主機裡,就像一台電腦主機一樣,需要接上螢幕、網路和電源線。因此通常會固定在一個位置上,其主要功能是處理來自客戶的付款以及店內的進銷存管理。

如果你曾造訪一些小型舊超市,你會發現他們的POS收銀機大多使用一台笨重厚重的電腦螢幕,附帶著雜亂的電線,給人一種不便與煩躁的感覺。然而,許多店家在裝潢店內時,會特別劃出一塊區域給收銀機,以便收納電線,使其看起來整潔有序。

但如果你曾擔任過櫃台人員,你就會深知POS機佔用空間之多,電線交錯纏繞,常常令人擔憂會不小心拉到電線,或者難以清潔,導致堆積灰塵。特別是在夏天,還需要擔心主機過熱,導致系統效能下降。可以說,僅僅是擺放一台主機,就得花費相當多的時間和心思。

雲端POS系統體積輕薄短小,隨身攜帶

如果你最近有去餐廳用餐,你可能會發現許多餐廳已經改用iPad點餐,或者一些商店的結帳櫃台擺放著平板電腦供客人點餐。這種方式採用了雲端POS系統,因為它直接連接到網路,不需要特別為POS機開孔,且清潔更加方便,不必擔心灰塵影響主機運行和過熱的問題。此外,如果店內商品種類增加,也不必擔心結帳動線受阻,因為雲端POS系統不容易受到多餘的線路干擾,可以隨時更改POS系統的位置。

為了配合消費者的結帳動線,但又不能將POS機放得太靠裡面,以免結帳隊伍拥塞,但若放置在外面又擔心被搶劫的風險,擺放位置確實是一項巨大的挑戰。我曾經參與規劃一家超市的室內裝潢,甚至連結帳台的位置也需配合風水,以免影響整間店的氣運,可見POS機的位置有多重要。而傳統POS系統所需的空間又比較大,這更增加了挑戰。

POS系統

POS系統推薦比較2:資料保存是否容易

傳統POS硬體損毀就資料清空

一般傳統POS系統的資料都是存在主機裡面,如果你沒有進行備份或硬體損毀,資料便會消失的乾乾淨淨,而且你也要定期檢查你備份的那顆硬碟功能是否正常,不然很有可能因為保存環境不良,導致資料損毀,也會救不回來。

雲端POS永遠不用擔心備份問題

但如果你是放在雲端POS系統,就完全沒有這些問題,就算你使用的電腦突然當機或燒掉,資料都存放在網路上。

POS系統推薦比較3:功能擴展是否方便

不論是傳統POS系統或是雲端POS,都會有的基本功能例如庫存管理、銷售紀錄、客戶資料等。而除了基本功能外,根據廠商的不同,各家也會有其他不同的支援。例如簡訊功能、串連刷卡機等。

傳統POS難開發跟更新功能

然而,對於傳統型POS系統來說,增加或修改功能卻是相當困難的。這種POS系統通常內建的功能多為制式,在銷售時就已經整包帶走,所有功能都在購買時便已固化。因此很可能出現你需要零售相關功能,但系統裡只有餐飲外帶的功能,或者有庫存系統卻不支援多間分店的庫存管理等情況。簡而言之,傳統POS機因銷售便利性而將所有功能整合在系統中,而不考慮客戶的具體需求,因此你可能會發現系統介面上有餐廳內用帶位的按鈕,即使你是做零售業的,這不僅占用系統資源,還容易讓店員誤觸。而這種情況下,你無法向廠商要求刪減功能,而且有額外需求可能還需要支付額外費用。

當你購買了產品後,若想新增功能,就得看該產品是否有足夠的客製化空間。傳統POS系統提供的功能大多數是固定的,若有額外的特殊需求,就得進行後續的客製化修改,但修改空間相對較小。

舉個簡單的例子來說,傳統POS系統就像一體成形的機構,你必須在購買前就將你的需求告訴他們,才能進行修改並製作。如果在後期才發現想要增加額外功能,可能會遇到無法裝上去的情況,反而造成浪費。若需要客製化功能,就必須在製造前先確定好,但這對於新開業者來說實在不現實,因為根本不知道哪些功能是必要的。即使是老手,也有可能因時代變遷而需要追加其他功能。

雲端POS系統功能不斷在進化

雲端POS系統的功能非常多元化,它不僅能夠管理庫存,還能夠管理人員。在庫存管理方面,雲端POS系統與傳統POS系統相似,具有庫存進銷存功能,能夠隨時存取商品資訊,並在完成訂單時即時更新庫存數量。

然而,雲端POS系統最大的優勢在於能夠即時傳送資訊。無論是商品庫存還是銷售狀況,它都能夠即時轉換成資訊圖表,即使你身處在家中,也能夠查看店裡目前的銷售狀況。此外,它還能夠分析各門市的營收狀況、商品銷售情況,找出不適合的淘汰商品,並利用銷售報表挑出有競爭力的商品。

舉例來說,假設你開了一家玩具店,你可能會想知道你的目標客群是誰?是小孩子?是帶著小孩的父母?還是想要討孫子歡心的祖父母?根據2017年的研究調查,收藏型玩具的主要購買者大約是年齡在25到34歲的年輕族群,他們具有獨立自主的經濟能力,對商品有較高的堅持度,因此有再次消費的趨勢。

這可能讓你感到意外,但如果你沒有透過雲端POS系統了解你的消費者銷售資訊,你就可能會進一些別人認為好賣,但在你店裡卻賣不動的商品。而雲端POS系統最強大的地方在於它可以與你的會員系統進行串接,直接分析每個客群的消費狀況,協助你進行會員經營、分層管理,並進行資料分析。

客製化功能彈性高

如果你對以上功能還不滿意,那麼雲端POS系統還可以隨時增加新的功能套件,就像CYBERBIZ的POS系統推出的紅包抽抽樂、輪盤遊戲等功能一樣。這些新功能不僅豐富了行銷工具的多樣性,還能提升實體店面與消費者之間的互動性。在零售市場中,如果你能夠帶來獨特的體驗,那麼你已經贏了一半。因為大多數消費者都喜歡嘗鮮,如果你能提供新奇的遊戲方式,其他店鋪還沒有的話,顧客就會覺得你的店最特別,一窩蜂地跑來你店裡購物。

POS系統推薦比較4:系統介面是否好學習

傳統POS系統介面較複雜

正如我之前提到的,傳統POS系統就像是一個大禮包,裡面塞了很多雜七雜八的功能,常用功能可能被放在極其複雜的地方。想像一下,平日的早上七點半,上班途中到全家買一杯咖啡提神,對許多上班族來說是家常便飯。然而,此時前往全家的人群中可能包括了剛剛送完孫子上學的祖父母,順便去取貨或繳納水電費等等。

這種情況下,如果POS系統介面過於複雜,會不會影響到結帳速度呢?當店內客流增加時,店員可能會感到壓力,從而容易按錯鍵。傳統的POS機將所有功能都放在同一個介面上,由於功能眾多,介面也變得十分混亂。一不小心就會按錯鍵,導致需要重新操作。這樣的後果就是結帳時間變長,而結帳時間的延長可能會引發客訴或客戶放棄購物等問題。

雲端POS系統操作介面簡單易懂

POS系統推薦

這是CYBERBIZ的雲端POS系統操作非常直覺。它省略了很多艱深的詞語,所有細節功能都藏在內部,而最外層只有直覺式的操作按鈕。因此,你不需要背一大堆按鍵名稱,直接按就可以了。不誇張地說,就算你是沒有用過POS系統的人,也可以在十分鐘內學會怎麼使用。

要知道結帳時間會影響你店裡四分之一的客人,我們在「結帳流程影響75%的客人!利用POS系統留住你的營業額!」這篇文章中有提到,客人很容易因為結帳流程設計不良而離開。

POS系統推薦比較5:廠商的售後服務

傳統的POS機售後服務

通常,傳統的POS機都採用買斷機制,各家廠商有不同的計價模式。大多數情況下,這些POS機是整套硬體設備一起販售的,即使之後不再需要,也可以進行二次轉售。然而,這種買斷方式的缺點在於,如果你購買後才發現需要一些其他的服務,例如開通刷卡功能等,就會需要支付額外費用。儘管買斷方式只需要一次性付款,看起來很划算,但其實並未包含太多售後服務。因此,當你遇到問題或想要新增功能時,可能會遇到困難。此外,如果硬體出現問題,維修所需的費用也可能逐漸增加。

雲端POS系統的售後服務

沒錯,傳統POS系統是一次性買斷的,而雲端POS系統則是採用租賃方式。不同的系統商租賃期限可能不同,一般CYBERBIZ的雲端POS機租賃期限是12個月,但如果你打算使用更長的時間,簽個兩三年可能更經濟實惠,避免之後再次簽約的麻煩,而且費用也會相對便宜。

你可能會問,租賃會不會比較貴呢?畢竟POS系統不是房子,買房可能會比較划算,但POS系統不同。買傳統POS系統是將硬體設備和原始提供的服務一次性購買,雖然一次性買斷看起來很划算,但卻無法後續客製化。而雲端POS系統則是租賃其服務,你可以獲得後續的諮詢服務,並且根據你的需求進行客製化功能。

CYBERBIZ的POS系統也提供詳細的系統教學文件,如果遇到不懂或不會操作的問題,你可以直接向顧問或客服提問。坦白說,如果你使用的是傳統POS系統,一旦機器賣出去,業務可能不會再理你,因為他們不會從你這裡多賺一分錢。如果系統有更新,也不會與你有關,除非你再購買他們的新POS機。然而問題在於,當你花費數萬元購買一台傳統POS機時,你可能打算使用數年再換新。但是當機器需要維修時,業務可能會告訴你,之前的機型已經停產,建議你直接換成他們的最新機型,功能更強大。那麼你要不要聽從業務的建議換成新機型呢?

POS系統推薦比較6:雲端POS系統才有的功能

正如前面所提到的,雲端POS系統可以直接與你的品牌官網進行串接,這樣你就能夠使用許多以前僅限於品牌官網使用的行銷技巧。CYBERBIZ的系統甚至可以實現線上線下會員系統的完美串接,這樣你就不需要區分會員是從線上還是線下來的,只需啟動一次行銷活動,訂單就會像雪花一樣飛來。

超多行銷技法可以用

不同於傳統POS系統,雲端POS系統還提供了各種行銷工具的使用。如果你的店裡有多種商品想要進行買2件75折、買1送2等行銷活動,使用傳統POS機就必須先手動計算一遍再輸入系統,這不僅讓消費者等待時間增加,而且如果在繁忙中算錯了怎麼辦?而雲端POS系統能夠解決這些問題。無論你想要什麼樣的活動,都可以輕鬆處理,不必再費心思手動計算,也不必擔心出錯。

雲端POS系統的便利性可以從我們每天去7-11購物時看出端倪,並不是每天都會有大量的行銷活動。如果你使用的是傳統POS系統,當有多個活動同時進行時,你必須記住每個活動的細節,包括參與的商品等。有時候,當你想辦一個短暫的兩小時快閃活動時,你可能還來不及記住活動內容,活動就已經結束了。但你從來不會看到7-11店員在那裡手忙腳亂,不論是現在在進行什麼樣的行銷活動,他們只需掃描條碼,系統就會自動處理,你也不必擔心計算錯誤,即使有上百個活動同時進行也沒有問題。

POS系統推薦
▲CYBERBIZ的POS系統提供多種行銷遊戲。

超萬用分潤機制

分潤制度是一種行銷策略,通常用於電商平台中,讓KOL(關鍵意見領袖)或網紅透過分享特定的網址或推薦碼來吸引消費者,當消費者透過他們提供的連結或代碼購物時,KOL或網紅可以獲得相應的分潤或佣金。這種策略的強大之處在於它能夠有效地促進銷售,並且可以利用KOL或網紅的影響力來吸引更多的消費者。

舉例來說,你可以與KOL合作,請他們到店面拍攝宣傳影片並上傳到YouTube,然後設置一個促銷活動,例如「所有看過KOL影片而來的消費者享有九折優惠,並且KOL可以抽取每筆訂單的10%作為分潤」。對KOL來說,這樣的合作不僅可以獲得固定的費用,還有額外的分潤收入,這必定會激發他們的積極性,因為這樣的合作不僅符合他們的利益,還可以作為他們對粉絲的一種福利,提高粉絲對他們的好感度。

然而,以往這種合作方式常常存在爭議,因為KOL無法確認店家提供的分潤金額是否準確。但像CYBERBIZ的分潤系統,提供了後台功能讓KOL可以查詢與他們影片相關的訂單數據,包括訂單量和分潤金額等,這樣一來,就可以清楚地了解每筆訂單的來源和相應的分潤金額,徹底消除了爭議。

POS系統推薦
▲透過CYBERBIZ的POS系統可自動產出分潤報表。

傳統POS系統與雲端POS系統哪個更好?

我們前面比較了這種系統的差異,那到底你該選用傳統POS系統還是雲端系統呢?我們除了從功能面比較外,也可以從需求面來看。

誰適合使用傳統POS系統

如果你只經營一家實體門市,沒有擴展其他銷售通路的計劃,也不需進行網路販售等業務,那麼傳統的POS機可能已經能夠滿足你的基本需求。簡單來說,如果你的業務模式非常單純,只需要追蹤進貨、銷售和日常收支等基本功能,那麼傳統的POS機已經足夠應對。

換句話說,如果你並不關心顧客管理、會員制度或顧客回購率等問題,那麼雲端POS系統提供的許多進階功能對你來說可能並不必要,因此也沒有必要特意選擇雲端POS系統。

誰適合使用雲端POS系統

相反地,如果你計劃將許多現今網路行銷技法應用於實體門市,或者認為顧客管理和回購率對你極為重要,那麼雲端POS系統將是你最佳的選擇。坦率地說,傳統POS系統是在1990年左右開發出來的,至今已經有將近30年的歷史,因此其中許多功能已經過時。

為什麼許多店家沒有換成雲端POS系統呢?其實他們也知道雲端POS系統是現在的趨勢,但是由於傳統POS機中儲存了這十幾二十年來的資料,一旦更換系統就會引發一次大地震。然而,這就是溫水煮青蛙的情況。如果不解決這些問題,你與競爭對手之間的差距將會不斷擴大。

延伸閱讀:【電商百問35】雲端POS是什麼?5種超強功能幫你完成全通路布局

雲端POS導入成功案例:大漢酵素

大漢酵素是一家成立於1981年的酵素製造公司,以選用天然蔬果製作酵素而聞名。該公司與農友合作,定期購買新鮮蔬果並進行嚴格檢驗,確保產品品質。大漢酵素在全台擁有9個百貨櫃點,並在全省各地的藥局銷售。為了實現線上線下整合,大漢酵素採用了CYBERBIZ的POS系統,串接官網和實體店面的會員數據。通過掃描QR Code,消費者可以一鍵加入會員,成為LINE好友和官網會員,這使得會員數在短短兩個月內提升了45%。整合後的系統使得線上官網和線下櫃點的會員制度連動,讓會員不論線上線下都能享受相同的優惠和回饋,進一步提升了顧客體驗和品牌忠誠度。

延伸閱讀:會員數激增45%!《大漢酵素》利用雲端 POS 打造線上線下整合,擴大零售通路

傳統POS系統 V.S.雲端POS系統比較表

傳統POS系統 雲端POS系統
外型體積
  • 體積較大
  • 機體需插電使用,電線雜薍
  • 體積由你的載體決定
  • 可無線使用
  • 隨處帶著走
平台作業
  • 受限同一個作業系統架構,如只能使用WINDOWSApple
  • 能開網頁就可以用
基本功能
  • 基本倉庫進銷存系統
  • 資料存在主機裡
  • 制式系統,不易修改
  • 介面複雜,不易學習
  • 基本倉庫進銷存系統
  • 資料雲端保存可即時傳送
  • 依產業不同,可可ˋ製作功能
  • 使用者介面優化,建簡易操作
整合行銷
  • 內建多種行銷工具,如商品組合搭配優惠、再行銷簡訊、EDM發送、定期回購、分潤機制
  • EC平台複合式行銷工具
  • 與OMO會員整合
售後服務
  • 硬體維修須送原廠,由MIS處理
  • 提供企業客製化訂單
  • 遠端維修處理,搭配顧問售後服務
  • POS系統課程教學、行銷課程學

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小結:零售POS系統推薦使用雲端POS系統

如果你仍然感到猶豫,可以先思考一下POS系統能為你帶來什麼好處,然後再決定是要選擇傳統POS系統還是雲端POS系統。現今的雲端POS系統不僅僅是紀錄消費的功能,還能夠實質地幫助你提高效率和優化行銷流程。或許你會認為,我現在的狀況也不錯啊,手算也能快速完成。這個想法當然沒錯,但讓我這麼說吧,如果你今天用手算訂單加驗算需要一小時,而如果你使用POS系統只需要1分鐘,而且絕對正確無誤,那麼你就可以把多餘的59分鐘用在思考如何改進服務流程、擴大營業等方面。又或者讓員工準時下班,你不用支付額外的加班費,員工也會感到愉快,長期以來雙方的合作會更加默契。

延伸閱讀:【電商百問36】雲端POS廠商怎麼挑?4個挑選步驟+4個挑選重點幫你找到最適合你的廠商

不用雲端POS系統也可以做生意,但是只有當我們使用了更有效率的工具,讓自己跳脫慌忙困境,你才有機會思索未來跟打破現有僵局。如果你想知道POS機能夠為你的生意帶來哪些改變,歡迎與我們的開店顧問聯絡。他們都能夠跟你分享很多輔導店家的經驗,讓你花最少的力氣,賺最多的錢。

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